Adatkezelési tájékoztató

1. Az adatkezelő

Alkalmazás: MintaFoglaló (https://www.mintafoglalo.hu/)
Üzemeltető (adatkezelő): Horesnyi Dániel
Postacím: 2120 Dunakeszi Kincsem utca 24
Adatvédelmi kapcsolattartás: Horesnyi.dani@gmail.com

Az adatkezelési kérdéseket, valamint a hozzáférési, helyesbítési és törlési kérelmeket ezen az e-mail-címen fogadjuk.

2. Kiket érint a tájékoztató?

• Ügyfelek: akik a foglalóoldalon időpontot foglalnak, a „Kérdésed van?” űrlapon üzenetet küldenek, vagy a vállalkozás csatlakoztatott Gmail-címére levelet írnak.
• A vállalkozás üzemeltetője: aki az adminisztrációs felületen a vállalkozás Google Naptárát és Gmail-fiókját csatlakoztatja.

Az időpontot foglaló ügyfelektől a MintaFoglaló semmilyen Google-hozzáférést nem kér. Google-hozzáférést kizárólag a vállalkozás üzemeltetője ad, a vállalkozás saját fiókjára.

3. Milyen személyes adatokat gyűjtünk?

3.1. Az ügyfél által a weboldalon megadott adatok

Az űrlapok beküldéséhez az adatkezelési tájékoztató elfogadása szükséges. A foglalási adatok megadása önkéntes, de nélkülük a foglalás nem rögzíthető.

3.2. A vállalkozás Gmail-fiókjából kapott adatok (Google-felhasználói adatok)

• a csatlakoztatott Gmail-fiók e-mail-címe;
• a csatlakozás után a Beérkező levelek mappába érkezett levelek közül az ügyféllevelekből: a Gmail-üzenetazonosító, a levelezési szál azonosítója, a Message-ID fejléc, a feladó e-mail-címe, a tárgy, a levél egyszerű szöveges tartalma (HTML-levélnél a szövegre alakított tartalom, legfeljebb 20 000 karakter) és a beérkezés ideje;
• a szűréshez a rendszer kiolvassa az Auto-Submitted, Precedence és List-Unsubscribe fejléceket is, de ezeket nem tárolja;
• a feldolgozás során keletkező adatok: feldolgozási állapot, AI-választervezet, az elküldött válasz szövege és ideje, az elküldött levél Gmail-azonosítója, hibaüzenet.

A rendszer nem tárolja a mellékleteket, a levelek teljes nyers tartalmát, a címzettlistát és a kihagyott (saját, automatikus, hírlevél jellegű, „noreply”) leveleket.

3.3. A vállalkozás Google Naptárával kapcsolatos adatok (Google-felhasználói adatok)

• a vállalkozás által megadott naptárazonosító;
• a lekérdezett napon belüli foglalt idősávok kezdete és vége: ezeket csak a szabad időpontok kiszámításához használjuk, nem tároljuk;
• a foglaláskor létrehozott naptáresemény azonosítója.

3.4. Hozzáférési tokenek

A Google Naptár és a Gmail csatlakoztatásakor kapott OAuth-frissítőtokeneket AES-256-GCM titkosítással tároljuk. A rövid élettartamú hozzáférési tokeneket nem tároljuk, csak az adott művelethez használjuk.

3.5. Technikai adatok

• IP-cím: a kérésszám-korlátozáshoz használjuk, kizárólag a futó alkalmazás memóriájában, az adott korlátozási időablak idejére (1 perc, illetve foglalásnál és kérdésküldésnél 1 óra). Adatbázisba nem kerül.
• Szervernaplók: a tárhelyszolgáltató (Railway) naplózza a futó alkalmazás kimenetét. Az alkalmazás hiba esetén a vállalkozás belső azonosítóját és a hibaüzenetet naplózza.

4. Az adatkezelés célja és jogalapja

• Foglalás, naptárba írás, visszaigazolás: az érintett kérésére a szerződés megkötését megelőzően szükséges lépések, illetve a szerződés teljesítése [GDPR 6. cikk (1) b) pont].
• Kérdések és ügyféllevelek megválaszolása, beleértve az AI-alapú választ: a megkeresés jellegétől függően szerződés előkészítése vagy a vállalkozás jogos érdeke a megkeresések megválaszolásához [GDPR 6. cikk (1) b) vagy f) pont].
• Visszaélések megelőzése, hibakeresés: jogos érdek a rendszer biztonságához [GDPR 6. cikk (1) f) pont].
• Google-fiók csatlakoztatása: a vállalkozás üzemeltetője a Google engedélyezési ablakában kifejezetten jóváhagyja a kért hozzáféréseket, és bármikor visszavonhatja azokat.

Az adatokat nem használjuk marketingre, hírlevélre, profilalkotásra vagy reklámra.

5. Gmail API – milyen hozzáférést kérünk és mit csinálunk vele?

Kért jogosultság: https://www.googleapis.com/auth/gmail.modify. Az alkalmazásnak a vállalkozás postafiókjából olvasnia kell a beérkező ügyfélleveleket, és ugyanabban a levelezési szálban, a vállalkozás címéről kell válaszolnia. A jogosultságot csak a vállalkozás üzemeltetője adja meg, a vállalkozás saját fiókjára.

Amit az alkalmazás nem tesz: nem töröl és nem archivál leveleket, nem módosít címkéket és olvasottsági állapotot, nem fér hozzá a csatlakozás előtti levelekhez, az elküldött levelekhez, piszkozatokhoz és mellékletekhez, és nem küld levelet olyan címre, amely nem az adott ügyfélé.

Kihagyott levelek: a postafiók saját címéről érkező levelek, az automatikusan generált levelek (Auto-Submitted), a tömeges és listás levelek (Precedence: bulk/list/junk, List-Unsubscribe), valamint a noreply, mailer-daemon és postmaster címekről érkező levelek. Ezeket a rendszer nem tárolja és nem válaszol rájuk.

A foglalási visszaigazoló e-mail tartalma: a vállalkozás neve, a szolgáltatás neve, a foglalás időpontja és a foglalási azonosító.

6. Automatikus válaszadás

Mire terjed ki: a vállalkozás csatlakoztatott Gmail-fiókjába érkező, az 5. pont szerint fel nem dolgozott ügyféllevelekre és a weboldali „Kérdésed van?” űrlapon küldött kérdésekre.

A folyamat:

• az új levél vagy kérdés feldolgozási sorba kerül;
• a rendszer a 7. pontban felsorolt adatokat elküldi az OpenAI-nak, és választ kér;
• ha az ügyfél időpontról kérdez, az AI lekérdezheti egy adott nap és szolgáltatás szabad időpontjait (legfeljebb 20 időpontot);
• a választ a rendszer a vállalkozás Gmail-fiókjából, az eredeti levelezési szálban elküldi az ügyfélnek.

Emberi jóváhagyás: bekapcsolt automatikus válaszadásnál a válasz emberi jóváhagyás nélkül megy ki. A funkció új vállalkozásnál alapértelmezetten be van kapcsolva, és az adminisztrációs felületen bármikor kikapcsolható. Kikapcsolt állapotban nem megy ki automatikus válasz: a vállalkozás üzemeltetője az adminisztrációs felületen AI-választervezetet kérhet, azt átírhatja, és maga küldi el.

Korlátok és biztonsági szabályok:

• egy feladónak óránként legfeljebb 10 automatikus válasz megy, a további levelek visszatartásra kerülnek;
• az automatikus válaszok Auto-Submitted: auto-replied fejlécet kapnak, így más automatikus rendszerek nem válaszolnak rájuk;
• ha az üzemeltető megadott egy elvárt vállalkozási e-mail-címet, és a csatlakoztatott fiók címe ettől eltér, a rendszer nem küld választ;
• bizonytalan kimenetelű küldésnél a rendszer nem küldi újra automatikusan a levelet, így elkerülhetők a kettőzött válaszok.

Az AI-válasz jellege: az AI a vállalkozás megadott adataiból és a naptár szabad időpontjaiból dolgozik. Arra utasítjuk, hogy ne találjon ki árat, szolgáltatást, foglalást vagy szabad időpontot. Ennek ellenére tévedhet. A szabad időpont közlése nem foglalás: a foglaláshoz az ügyfelet a foglalóoldalra irányítja. Az AI nem hoz az ügyfélre joghatással járó vagy őt hasonlóan jelentősen érintő döntést.

7. OpenAI API – milyen adatokat továbbítunk?

A válaszokat az OpenAI API (Responses API) segítségével készítjük, alapértelmezetten a gpt-4.1-mini modellel. Az OpenAI csak válaszkészítéskor kap adatot, akkor is csak a következőket:

Nem továbbítjuk az OpenAI-nak: az ügyfél e-mail-címét, a levél tárgyát és fejléceit, a foglalások ügyféladatait (név, telefonszám, rendszám), a csatlakoztatott postafiók egyéb leveleit és a Google-hozzáférési tokeneket.

Az OpenAI-nál történő tárolás (az OpenAI API-dokumentációja, „Your data” alapján):

• az OpenAI API-nak küldött adatokat 2023. március 1. óta nem használják az OpenAI modelljeinek tanítására vagy fejlesztésére, kivéve, ha az ügyfél ehhez kifejezetten hozzájárul. A MintaFoglaló ilyen hozzájárulást nem adott;
• az OpenAI alapértelmezetten visszaélés-figyelési naplókat készít, amelyek a kérés és a válasz tartalmát is tartalmazhatják. Ezeket legfeljebb 30 napig őrzi, kivéve, ha jogszabály vagy a szolgáltatás, illetve harmadik személyek védelme hosszabb megőrzést tesz szükségessé;
• a Responses API 30 napos alkalmazásállapot-megőrzése az alapértelmezett és a store: true beállításra vonatkozik. A MintaFoglaló minden kérést store: false beállítással küld.

Az OpenAI-nak továbbított adatokat a MintaFoglaló nem használja saját vagy más AI-modellek tanítására.

8. Google Calendar API

Kért jogosultságok: https://www.googleapis.com/auth/calendar.freebusy és https://www.googleapis.com/auth/calendar.events. A jogosultságot csak a vállalkozás üzemeltetője adja meg, a vállalkozás naptárára.

Az alkalmazás nem olvassa a meglévő események tartalmát, és nem módosít vagy töröl meglévő naptáreseményt.

9. Kinek adjuk át az adatokat? (Adatfeldolgozók és címzettek)

Ha a vállalkozás Gmail-kapcsolat nélkül SMTP-kiszolgálót állít be, a visszaigazoló e-mailek ezen az e-mail-szolgáltatón keresztül mennek ki.

Személyes adatot nem értékesítünk, és reklámcélra nem adunk át.

9.1. Adattovábbítás az Európai Gazdasági Térségen (EGT) kívülre

A MintaFoglaló webalkalmazása és adatbázisa az Egyesült Államokban (Kalifornia) fut, ezért a 3. pontban felsorolt valamennyi tárolt személyes adat az EGT-n kívülre, az Egyesült Államokba kerül. Az alábbi táblázat szolgáltatónként elkülöníti, mit tesz közzé a szolgáltató, és mi alkalmazandó a MintaFoglaló esetében.

A garanciákról az 1. pontban megadott e-mail-címen lehet további tájékoztatást kérni.

10. Hol tároljuk az adatokat, és ki fér hozzájuk?

A MintaFoglaló webalkalmazása és PostgreSQL-adatbázisa egyaránt a Railway US West régiójában fut (Kalifornia, Egyesült Államok). A 3. pontban felsorolt adatokat ez az adatbázis tárolja. Az EGT-n kívüli továbbítás garanciáit a 9.1. pont ismerteti.

• A vállalkozás üzemeltetője az adminisztrációs felületen, titkos hozzáférési kulccsal látja a foglalásokat (legutóbbi 100), a weboldali kérdéseket (legutóbbi 100), a beolvasott ügyfélleveleket (legutóbbi 100), az AI-választervezeteket és az elküldött válaszokat.
• Az adatkezelő az adatbázishoz csak üzemeltetési, hibaelhárítási, biztonsági okból vagy érintetti kérelem teljesítéséhez fér hozzá.

Biztonsági intézkedések:

• éles üzemben az alkalmazás csak HTTPS-címmel indul el;
• a Google-frissítőtokenek titkosítva tárolódnak, és a nyilvános felületen nem érhetők el;
• az adminisztrációs felületet legalább 32 karakteres titkos kulcs védi;
• a Google-engedélyezés egyszer használatos, 10 percig érvényes állapotazonosítóval történik;
• az alkalmazás kérésszám-korlátozást és biztonsági HTTP-fejléceket alkalmaz, és elutasítja az idegen weboldalról indított adatküldő kéréseket.

Egyetlen internetes rendszer esetében sem zárható ki teljesen minden biztonsági kockázat.

11. Adatmegőrzés és törlés

Végleges megőrzési idők: a fenti táblázat a jelenlegi technikai működést írja le. Az adatkategóriánkénti végleges megőrzési idők meghatározása folyamatban van: [ADATKATEGÓRIÁNKÉNTI MEGŐRZÉSI IDŐK – JÓVÁHAGYÁSRA VÁR]. Addig is a személyes adatokat csak az adatkezelés céljának eléréséhez szükséges ideig kezeljük, és a törlési kérelmeket kézzel teljesítjük.

Törlés kérése: az érintett az 1. pontban megadott e-mail-címen kérheti adatai törlését. Ügyfél esetében töröljük a hozzá tartozó foglalásokat, kérdéseket, beolvasott leveleket és válaszokat. Ha a vállalkozás üzemeltetője kéri, a csatlakoztatott fiók adatait töröljük: a tárolt tokeneket, a postafiók címét, a beolvasott leveleket, a tervezeteket és a válaszokat. A kérelmeket az adatkezelő kézzel teljesíti, a GDPR szerinti határidőn belül. Önkiszolgáló törlési funkció jelenleg nincs.

Google-hozzáférés visszavonása: a vállalkozás üzemeltetője a hozzáférést bármikor visszavonhatja a Google-fiók harmadik féltől származó alkalmazásainál. Ezután az alkalmazás nem olvas új leveleket, nem küld levelet és nem fér hozzá a naptárhoz. A visszavonás a már tárolt adatokat nem törli automatikusan; ezek törlése a fenti módon kérhető.

12. Google API Services User Data Policy – Limited Use

A MintaFoglaló a Google API-kból kapott információk felhasználása és bármely más alkalmazás felé történő továbbítása során betartja a Google API Services User Data Policy előírásait, beleértve a Limited Use követelményeket.

MintaFoglaló's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.

Ennek megfelelően a Gmail- és Google Naptár-adatokat:

• kizárólag a jelen tájékoztatóban leírt, a vállalkozás számára látható funkciókhoz használjuk: szabad időpontok számítása, foglalások naptárba írása, ügyféllevelek fogadása és megválaszolása, foglalási visszaigazolás küldése;
• harmadik félnek csak e funkciók működtetéséhez adjuk át (az OpenAI-nak a 7. pont szerint a válaszkészítéshez, a Railway-nek a tároláshoz), illetve jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez, biztonsági okból, vagy egyesülés, felvásárlás, eszközértékesítés esetén;
• nem használjuk reklám megjelenítésére vagy célzására, beleértve a személyre szabott és az újracélzó reklámokat is;
• nem értékesítjük, és nem adjuk át adatbrókereknek vagy információviszonteladóknak;
• nem használjuk hitelképesség megállapítására vagy hitelezési célra;
• nem használjuk általános célú mesterségesintelligencia- vagy gépi tanulási modellek fejlesztésére, javítására vagy tanítására;
• ember nem olvassa, kivéve: a fiókot csatlakoztató vállalkozás üzemeltetőjét az adminisztrációs felületen; ha a felhasználó konkrét üzenetekhez kifejezetten hozzájárul; ha biztonsági okból (például visszaélés kivizsgálásához) szükséges; ha jogszabály előírja; vagy ha az adatokat összesített, anonimizált formában, belső működési célra használjuk.

13. Sütik és követés

A MintaFoglaló nem állít be sütit, és nem használ analitikai vagy reklámkövető eszközt. Az adminisztrációs kulcsot a böngésző csak az oldal memóriájában tartja, nem menti el. A weboldal betűtípusait a Google Fonts szolgáltatásból töltjük be (lásd 9. pont).

14. Az érintettek jogai

Az érintett kérhet tájékoztatást és hozzáférést a kezelt adataihoz, kérheti azok helyesbítését, törlését, kezelésük korlátozását, meghatározott esetekben adatai hordozhatóságát, és tiltakozhat a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen. A kérelmeket az 1. pontban megadott e-mail-címre lehet küldeni; azokat a GDPR-ban előírt határidőn belül bíráljuk el.

Panasszal a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) lehet fordulni, és bírósági jogorvoslat is igénybe vehető.

15. A tájékoztató módosítása

Új funkció, adatkategória, adatfeldolgozó vagy felhasználási cél bevezetésekor a tájékoztatót előzetesen frissítjük. A Google-fiókból kapott adatokat új célra csak megfelelő tájékoztatás és szükség esetén új felhasználói engedély után használjuk.

---

Privacy Policy – English version

This English version summarises the Hungarian policy above, with a focus on Google user data. In case of conflict, the Hungarian version prevails.

About MintaFoglaló

MintaFoglaló is an online appointment booking application with AI-assisted email customer service. Customers book appointments and send questions without signing in. Only the operator of a service business connects the business's own Google Calendar and Gmail account, through Google's consent screen, in the admin interface. Customers are never asked for access to their Google accounts.

Website: https://www.mintafoglalo.hu/
Data controller: Horesnyi Dániel
Postal address: 2120 Dunakeszi Kincsem utca 24
Privacy contact: Horesnyi.dani@gmail.com
Effective date: 15 November 2026

Data we collect

• Booking form: full name, email address, phone number, vehicle registration number, selected service and time, booking ID and status.
• Contact form: email address and message text.
• Gmail (Google user data): the connected mailbox's email address. For customer emails that arrive in the Inbox after the account is connected: message ID, thread ID, Message-ID header, sender address, subject, plain-text body (max. 20,000 characters) and received time. Also stored: the AI draft and the reply that was sent. Attachments are not stored.
• Google Calendar (Google user data): the calendar ID, busy time ranges (start and end only, used for availability and not stored) and the ID of the event created for each booking.
• OAuth refresh tokens for Gmail and Calendar, stored encrypted with AES-256-GCM.
• Technical data: IP address, used only in memory for rate limiting (max. 1 hour), and hosting server logs.

How we use Google user data

• Gmail (gmail.modify): users.getProfile reads the mailbox address. users.messages.list and users.messages.get read new Inbox messages, about every 30 seconds, only those received after the connection. users.messages.send sends replies in the same thread and booking confirmations from the business address. The app does not delete or archive messages, change labels, or read sent mail, drafts or attachments. Automated, bulk, list, no-reply and self-sent messages are skipped.
• Google Calendar (calendar.freebusy, calendar.events): freeBusy.query finds available slots. events.insert creates an event for each booking; the title contains the service and customer name, the description contains the registration number, phone and email. events.get is used only to avoid duplicate events. Existing events are never read, changed or deleted.
• Automatic replies: when the business enables auto-reply (enabled by default, can be switched off in the admin interface), replies to customer emails and website questions are generated by AI and sent without human review. The app sends at most 10 automatic replies per sender per hour, and each reply carries the header Auto-Submitted: auto-replied. When auto-reply is off, the business operator can request an AI draft, edit it, and send it manually.

Sharing with OpenAI

To draft a reply, the app sends the following to the OpenAI API, with store: false:

• the customer message text (max. 10,000 characters);
• up to 8 earlier exchanges in the same thread with the same sender;
• the business's name, address, opening hours, services, prices and knowledge base;
• when requested, a list of free time slots.

The sender's email address, the subject, booking customer data and Google tokens are not sent to OpenAI.

According to OpenAI's API documentation (“Your data”):

• data sent to the OpenAI API has not been used to train or improve OpenAI models since 1 March 2023, unless the customer explicitly opts in. MintaFoglaló has not opted in;
• abuse monitoring logs, which may contain prompts and responses, are kept for up to 30 days by default, unless longer retention is required by law or is reasonably necessary to protect the services or third parties;
• the Responses API's 30-day application state retention applies by default and when store is true. MintaFoglaló always sends store: false.

Other sharing

Data is stored with our hosting provider, Railway, and shared with Google only to provide the Gmail and Calendar features described above. We do not sell Google user data or any personal data, and we do not use it for advertising.

International data transfers

The MintaFoglaló web application and its PostgreSQL database both run in Railway's US West region (California, United States). All stored personal data is therefore transferred outside the European Economic Area (EEA), to the United States.

• Railway Corporation: Railway's Terms of Service include its Data Processing Addendum. Under the DPA, transfers from the EEA are made under the EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) where the recipient is certified, or otherwise under the EU Standard Contractual Clauses (Commission Decision 2021/914, Module Two for controller-to-processor transfers). The DPA states that the parties are deemed to have signed these clauses. Railway's Privacy Policy states that Railway has certified to the DPF. In this relationship MintaFoglaló is the controller and Railway the processor.
• Google: according to Google, Google LLC is certified under the DPF and relies on Standard Contractual Clauses where required. For users based in the EEA, Google Ireland Limited is the data controller unless a service-specific notice states otherwise. Gmail and Calendar data stays in the business's own Google Account under Google's terms. [LEGAL CHARACTERISATION OF GOOGLE'S ROLE IN THIS RELATIONSHIP – PENDING CONFIRMATION]
• OpenAI: [OPENAI DATA PROCESSING AGREEMENT AND TRANSFER SAFEGUARD – PENDING CONFIRMATION]

Storage, retention and deletion

Data is stored in the application's PostgreSQL database on Railway (US West region, California, USA). Bookings, questions, imported emails, drafts and replies are currently kept until they are deleted manually; there is no automatic deletion yet. OAuth state identifiers (which contain no personal data) are deleted when used; unused, expired ones remain in the database. Google refresh tokens and the connected mailbox address are kept while the connection exists and are not deleted automatically when access is revoked. Final retention periods per data category are being defined: [RETENTION PERIODS PER DATA CATEGORY – PENDING APPROVAL]. Until then, personal data is kept only as long as necessary for its purpose, and deletion requests are handled manually. To request deletion of your data, or of a connected Google account's tokens and imported emails, contact Horesnyi.dani@gmail.com.

The business operator can revoke Google access at any time at myaccount.google.com/permissions. Revoking access stops all Gmail and Calendar access but does not automatically delete data already stored; that can be requested by email as described above.

Limited Use

MintaFoglaló's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements. Google user data is:

• used only to provide the user-facing features described above;
• transferred to third parties only as needed for those features, for security, to comply with law, or as part of a merger or acquisition;
• never used for advertising, never sold, and never used for credit decisions;
• never used to develop, improve or train generalized AI or machine learning models;
• not read by humans, except: the connecting business operator in the admin interface; with the user's explicit consent for specific messages; for security purposes; to comply with law; or when aggregated and anonymized for internal operations.